Сколько держать
Ровно столько, сколько нужно для дела. Запись планёрки нужна до тех пор, пока живы её договорённости; запись интервью — пока не вышел материал.
Дальше она превращается в балласт: место занимает, пользы не приносит, а ответственность за неё остаётся.
Что оставлять надолго
- Расшифровки — они занимают тысячные доли от веса записи и ищутся по словам.
- Протоколы и итоги встреч — это рабочий архив решений.
- Записи, которые могут понадобиться как подтверждение договорённости.
Что удалять
Исходные записи после того, как расшифровка вычитана и материал сделан. Особенно если на записи чужие голоса и личные обстоятельства.
Черновики и дубли: одна и та же встреча в трёх файлах — обычное дело после экспериментов с записью.
Где хранить
Правило простое: там, где вы контролируете доступ и знаете, кто может открыть. Общая папка «Записи» с доступом по ссылке всей компании — не лучший выбор.
Если расшифровку выкладывали в облако с доступом по ссылке, закройте доступ, когда надобность отпала: такие ссылки пересылают дальше, чем кажется.