Образец протокола совещания

Что должно быть в протоколе

Жёсткой формы для внутреннего протокола нет, но набор разделов устоялся, и по нему протокол читается быстрее. Если протокол идёт в делопроизводство, оформление берут по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

• Шапка: название организации, вид документа, дата, номер и место проведения.
• Заголовок — о чём совещание: «совещания отдела продаж», «планёрки проекта».
• Председатель, секретарь и присутствующие. Если участников много, пишут их число, а список прикладывают к протоколу.
• Повестка дня — пронумерованные вопросы в порядке обсуждения.
• Основная часть по каждому вопросу: слушали, выступили, решили.
• Поручения: что сделать, кто отвечает и к какому сроку.
• Подписи председателя и секретаря.

Слушали, выступили, решили

Каждый вопрос повестки оформляют по одной схеме. «Слушали» — чей доклад и о чём; фамилию пишут в винительном падеже: «М. С. Иванову». «Выступили» — кто высказался в обсуждении и что предложил. «Решили» или «постановили» — принятые решения, каждое отдельным пунктом.

Решения нумеруют двумя числами: первое — номер вопроса, второе — номер решения. Так на них удобно ссылаться в поручениях и следующих протоколах.

Краткий или полный протокол

Краткий протокол фиксирует повестку, решения и поручения — для планёрок этого хватает. Полный пересказывает выступления, его ведут, когда важно, кто какие доводы приводил.

Дословный текст всего обсуждения — уже не протокол, а стенограмма. Её прикладывают к протоколу, если без неё не обойтись.

Как заполнить протокол быстрее

Секретарь, который одновременно слушает и пишет, пропускает детали. Надёжнее записать совещание на диктофон или включить запись созвона, а протокол собрать потом по записи.

Звукопись делает это автоматически: расшифровывает запись, подписывает реплики участников и собирает выжимку — решения, договорённости и задачи с исполнителями. Остаётся перенести их в шаблон и проверить сроки.