Расшифровка
Самое общее слово: превращение записи в текст. Ничего не говорит ни о точности, ни об оформлении, ни о том, кто это делает — человек или программа.
В обиходе чаще всего означает именно то, что нужно большинству: получить текст, который можно читать и искать.
Транскрибация
То же самое, но слово пришло из профессионального обихода — от английского transcription. В объявлениях о работе им называют ручной набор текста со слуха.
Отсюда путаница в поиске: по запросу «транскрибация» рядом стоят и сервисы, и вакансии, и курсы для тех, кто хочет этим подрабатывать.
Стенограмма
Исторически — запись речи специальными знаками по ходу выступления, чтобы успевать за говорящим. Сегодня словом обозначают дословный текст заседания или выступления.
Главное отличие в ожиданиях: от стенограммы ждут дословности и полноты, включая оговорки и реплики с мест.
Когда нужна заверенная стенограмма
Если текст пойдёт в суд, в официальный протокол собрания или в документ, имеющий юридические последствия, нужна стенограмма, составленная и подписанная уполномоченным человеком.
Автоматическая расшифровка её не заменяет и заменить не может: подписи под ней нет. Она годится как рабочий документ — для разбора, подготовки и восстановления хронологии.